Λύση
Τα έγγραφα βρίσκονται, δεν τα ψάχνετε
Κάθε επιχείρηση έχει έναν φάκελο στον οποίο κανείς δεν μπαίνει ευχαρίστως. Εδώ τα έγγραφα διαβάζονται από μηχανή κατά το ανέβασμα — και μετά βρίσκονται από αυτό που γράφουν μέσα τους.
Ποιο είναι το πρόβλημα σήμερα
Η σύμβαση είναι στο email του διευθυντή, η σάρωση του τιμολογίου στο «Έγγραφα2», και το πρωτόκολλο στο Viber. Όταν έρθει έλεγχος ή διαφορά με πελάτη, τρεις ώρες φεύγουν στο ψάξιμο ενός αρχείου που όλοι θυμούνται ότι υπάρχει.
Τι παίρνετε
Ένα ηλεκτρονικό αρχείο όπου το ανέβασμα είναι η μόνη χειροκίνητη ενέργεια. Τα υπόλοιπα — αναγνώριση, εξαγωγή δεδομένων, ταξινόμηση των παραστατικών — γίνονται μόνα τους.
- Αναγνώριση κειμένου από σαρώσεις και φωτογραφίες, και στο ελληνικό αλφάβητο.
- Εξαγωγή των πεδίων που μετρούν: συμβαλλόμενοι, ποσά, ημερομηνίες, αριθμός και διάρκεια.
- Αναζήτηση στο περιεχόμενο — «οι συμβάσεις με ρήτρα ποινής», όχι με όνομα αρχείου.
- Υπενθυμίσεις για προθεσμίες που λήγουν, πριν λήξουν.
- Ποιος ανέβασε, ποιος είδε και ποιος άλλαξε — ανά έγγραφο.
Σε ποιους απευθύνεται
Σε επιχειρήσεις με πολλά εισερχόμενα έγγραφα σε χαρτί ή PDF — λογιστικά γραφεία, κατασκευές, μεταφορές, εμπόριο με μακροχρόνιες συμβάσεις. Δηλαδή εκεί όπου ο όγκος είναι τέτοιος που το «θα τα τακτοποιήσουμε κάποια μέρα» δεν έγινε ποτέ.
Συχνές ερωτήσεις
Αναγνωρίζει ελληνικές σαρώσεις;
Ναι, μαζί με χειρόγραφες υπογραφές και σφραγίδες πάνω στο κείμενο. Η ποιότητα εξαρτάται από τη σάρωση — φωτογραφία από κινητό ενός τσαλακωμένου φύλλου παραμένει δύσκολη.
Χρησιμοποιείτε OCR;
Όχι. Το OCR μετατρέπει την εικόνα σε κείμενο και σταματά εκεί — σας μένει μια συμβολοσειρά από την οποία κάποιος πρέπει πάλι να βγάλει ποιος είναι ο προμηθευτής, ποιο ποσό είναι η φορολογητέα αξία και ποιο ο ΦΠΑ. Εδώ το έγγραφο διαβάζεται από AI: καταλαβαίνει τι έγγραφο είναι, βρίσκει τα πεδία όπου κι αν βρίσκονται στο φύλλο, και επιστρέφει έτοιμα δεδομένα. Γι' αυτό δεν ρωτάμε «υποστηρίζετε αυτή τη μορφή τιμολογίου» — ένα νέο έντυπο δεν απαιτεί ρύθμιση.
Αντικαθιστά αυτό το λογιστικό μας πρόγραμμα;
Όχι. Εκείνο παραμένει το μέρος όπου γίνονται οι εγγραφές. Εδώ λύνεται το προγενέστερο ερώτημα — πού είναι το έγγραφο και τι γράφει μέσα.
Μπορούμε να περιορίσουμε ποιος τι βλέπει;
Ναι. Η πρόσβαση είναι κατά ρόλο, και κάθε άνοιγμα εγγράφου αφήνει ίχνος.
Ανεβάστε έναν φάκελο και δείτε
Δεν χρειάζεται να τον τακτοποιήσετε πρώτα. Ακριβώς ο ατακτοποίητος φάκελος είναι η καλή δοκιμή.