Σύμβαση επεξεργασίας προσωπικών δεδομένων

1. Πότε ισχύει αυτό το έγγραφο

Ισχύει όταν μέσω της πλατφόρμας επεξεργάζεστε προσωπικά δεδομένα τρίτων — δικών σας πελατών, εργαζομένων, υποψηφίων, ασθενών, συνεργατών. Τότε εσείς ορίζετε γιατί και πώς γίνεται η επεξεργασία, και εμείς την εκτελούμε κατ’ εντολήν σας. Αν χρησιμοποιείτε την πλατφόρμα μόνο για τον εαυτό σας και δεν ανεβάζετε ξένα προσωπικά δεδομένα, το έγγραφο αυτό δεν σας αφορά· για τα δικά σας δεδομένα ισχύει η Πολιτική απορρήτου.

2. Ποιος είναι τι

• Εσείς είστε ο υπεύθυνος επεξεργασίας. Εσείς αποφασίζετε ποια δεδομένα θα ανεβάσετε, για ποιον σκοπό θα χρησιμοποιηθούν και πόσο θα τηρηθούν.
• Εμείς — η 3D Code EOOD — είμαστε ο εκτελών την επεξεργασία. Τα επεξεργαζόμαστε μόνο για να σας παρέχουμε την υπηρεσία.
• Ο πάροχος της υποδομής, οι πάροχοι γλωσσικών μοντέλων και οι υπόλοιποι που απαριθμούνται πιο κάτω είναι υπεργολάβοι μας.
• Αν εσείς οι ίδιοι είστε εκτελών για δικό σας πελάτη, εμείς είμαστε υπεκτελών και όλα όσα λέει το έγγραφο ισχύουν με τον ίδιο τρόπο.

3. Κατ’ εντολήν ποιου επεξεργαζόμαστε

Επεξεργαζόμαστε τα προσωπικά δεδομένα μόνο κατόπιν δικών σας τεκμηριωμένων εντολών. Οι εντολές σας είναι: οι Γενικοί όροι, το παρόν έγγραφο και ο τρόπος με τον οποίο έχετε ρυθμίσει και χρησιμοποιείτε την πλατφόρμα. Δεν επεξεργαζόμαστε τα δεδομένα σας για δικούς μας σκοπούς — ούτε για εκπαίδευση μοντέλων, ούτε για διαφήμιση, ούτε για κατάρτιση προφίλ. Αν κρίνουμε ότι κάποια εντολή παραβιάζει το δίκαιο προστασίας δεδομένων, θα σας ειδοποιήσουμε πριν την εκτελέσουμε.

4. Τι ακριβώς υφίσταται επεξεργασία

• Αντικείμενο — επεξεργασία προσωπικών δεδομένων ώστε να σας παρέχουμε την πλατφόρμα και τις υπηρεσίες πάνω σε αυτήν.
• Διάρκεια — όσο διαρκεί η σύμβαση, συν την προθεσμία εξαγωγής των δεδομένων μετά τη λήξη της.
• Φύση και σκοπός — αποθήκευση, ανάκτηση, διαβίβαση και επεξεργασία, περιλαμβανομένης της αποστολής κειμένου σε πάροχο γλωσσικού μοντέλου για τη λήψη απάντησης.
• Κατηγορίες υποκειμένων — τις ορίζετε εσείς. Μπορεί να είναι εργαζόμενοί σας, πελάτες, υποψήφιοι, αντισυμβαλλόμενοι.
• Κατηγορίες δεδομένων — τις ορίζετε εσείς. Μπορεί να είναι ονόματα, στοιχεία επικοινωνίας, αναγνωριστικά, περιεχόμενο εγγράφων και αλληλογραφίας.

5. Δεδομένα που δεν δεχόμαστε χωρίς ρητή συμφωνία

Μην ανεβάζετε πληροφορίες υγείας, βιομετρικά δεδομένα, δεδομένα παιδιών, δεδομένα ποινικού μητρώου και δεδομένα καρτών πληρωμής, εκτός αν το έχουμε συμφωνήσει εγγράφως εκ των προτέρων. Ο λόγος δεν είναι τυπικός: αυτές οι κατηγορίες απαιτούν μέτρα που η πλατφόρμα σήμερα δεν προσφέρει, και συμφωνία με κάθε υπεργολάβο κατά μήκος της αλυσίδας.

6. Μέτρα ασφάλειας

Τα μέτρα που ισχύουν περιγράφονται ονομαστικά και επαληθεύσιμα στη σελίδα Ασφάλεια των δεδομένων — κρυπτογράφηση κατά τη μεταφορά, τήρηση των κωδικών μόνο ως μη αναστρέψιμο αποτύπωμα, πρόσβαση χωρισμένη ανά ρόλο, λογική απομόνωση μεταξύ των πελατών και ημερολόγιο των διαχειριστικών ενεργειών. Η σελίδα αυτή αποτελεί μέρος του παρόντος εγγράφου. Τα μέτρα μπορούν να αλλάξουν, όχι όμως να πέσουν κάτω από όσα περιγράφονται εκεί.

7. Υπεργολάβοι

Με την αποδοχή του παρόντος μας δίνετε γενική έγκριση να χρησιμοποιούμε υπεργολάβους. Οι κατηγορίες είναι:

• Πάροχος υποδομής τεχνητής νοημοσύνης και φιλοξενίας — αποθήκευση και επεξεργασία, με τα δεδομένα σε ηρεμία εντός της Ευρωπαϊκής Ένωσης.
• Πάροχοι γλωσσικών μοντέλων — OpenAI, Anthropic, Google. Σε αυτούς φτάνει μόνο το κείμενο που υποβάλλεται προς επεξεργασία.
• Stripe — επεξεργασία πληρωμών με κάρτα.
• Πάροχος υπηρεσίας email — ειδοποιήσεις, επιβεβαιώσεις και αλληλογραφία.
• Ο πλήρης τρέχων κατάλογος με τις επωνυμίες δίνεται κατόπιν αιτήματος με email.

8. Αλλαγή υπεργολάβου και αντίρρηση

Σας ειδοποιούμε τουλάχιστον 14 ημέρες πριν αρχίσει νέος υπεργολάβος να επεξεργάζεται προσωπικά δεδομένα. Αν έχετε βάσιμη αντίρρηση, υποβάλετέ την εγγράφως μέσα στην προθεσμία — θα αναζητήσουμε λύση, και αν δεν βρεθεί, μπορείτε να καταγγείλετε την υπηρεσία που αφορά. Ευθυνόμαστε για τις πράξεις των υπεργολάβων μας όπως για δικές μας.

9. Δικαιώματα των υποκειμένων

Σας συνδράμουμε στην απάντηση αιτήματος πρόσβασης, διόρθωσης, διαγραφής, περιορισμού, φορητότητας ή εναντίωσης — με τα διαθέσιμα στην πλατφόρμα εργαλεία εξαγωγής και διαγραφής. Αν κάποιο υποκείμενο απευθυνθεί απευθείας σε εμάς, δεν θα απαντήσουμε στη θέση σας: το παραπέμπουμε σε εσάς, εκτός αν ο νόμος ορίζει διαφορετικά.

10. Περιστατικά ασφάλειας

Σας ειδοποιούμε χωρίς αδικαιολόγητη καθυστέρηση και το αργότερο εντός 72 ωρών από τη στιγμή που λάβαμε γνώση περιστατικού. Η ειδοποίηση αναφέρει τι συνέβη, τις κατηγορίες δεδομένων και τον κατά προσέγγιση αριθμό των υποκειμένων που επηρεάστηκαν, τις πιθανές συνέπειες και τα μέτρα που λάβαμε, καθώς και πρόσωπο επικοινωνίας. Σας συνδράμουμε στη γνωστοποίηση προς την εποπτική αρχή και προς τα υποκείμενα. Σε περιστατικό μέσα στα συστήματα υπεργολάβου, η δική μας προθεσμία τρέχει από τη στιγμή που μας ειδοποίησε εκείνος.

11. Διεθνείς διαβιβάσεις

Τα δεδομένα σε ηρεμία φυλάσσονται εντός της Ευρωπαϊκής Ένωσης. Η επεξεργασία από γλωσσικό μοντέλο μπορεί να γίνει εκτός του Ευρωπαϊκού Οικονομικού Χώρου. Μια τέτοια διαβίβαση στηρίζεται στις τυποποιημένες συμβατικές ρήτρες της Ευρωπαϊκής Επιτροπής (Απόφαση (ΕΕ) 2021/914, ενότητα «υπεύθυνος επεξεργασίας προς εκτελούντα»), οι οποίες θεωρούνται ενσωματωμένες στο παρόν έγγραφο.

12. Έλεγχοι και επιθεωρήσεις

Κατόπιν αιτήματος σας παρέχουμε τις πληροφορίες που χρειάζεστε για να αποδείξετε τη συμμόρφωση με το άρθρο 28 του GDPR, και συμπληρώνουμε το ερωτηματολόγιό σας. Για επιτόπιο έλεγχο ισχύουν οι συνήθεις περιορισμοί: έγγραφη προειδοποίηση 30 ημερών, όχι περισσότερο από μία φορά τον χρόνο εκτός αν μεσολαβήσει περιστατικό ή αίτημα εποπτικής αρχής, σε εργάσιμες ώρες, με δικά σας έξοδα και με υποχρέωση εμπιστευτικότητας του ελεγκτή. Ένα πράγμα το λέμε ευθέως: δεν μπορούμε να σας εξασφαλίσουμε πρόσβαση στο κέντρο δεδομένων του υπεργολάβου μας. Αντ’ αυτού παρέχουμε τις εκθέσεις ελέγχου και τα πιστοποιητικά του, στον βαθμό που έχουμε δικαίωμα να τα κοινοποιήσουμε.

13. Διαγραφή και επιστροφή των δεδομένων

Μετά τη λύση της σύμβασης έχετε 15 ημέρες για να εξαγάγετε τα δεδομένα σας σε μηχαναγνώσιμη μορφή με τα εργαλεία της πλατφόρμας. Μετά την προθεσμία αυτή μπορούμε να διαγράψουμε όλα τα προσωπικά δεδομένα από τα συστήματά μας και από τα συστήματα των υπεργολάβων μας. Κατόπιν αιτήματος εκδίδουμε έγγραφη βεβαίωση διαγραφής. Διατηρούμε δεδομένα μόνο στον βαθμό που μας υποχρεώνει ο νόμος — για παράδειγμα τα λογιστικά παραστατικά των πληρωμών.

14. Συνδρομή στη συμμόρφωση

Σε εύλογα όρια και με βάση τις πληροφορίες που διαθέτουμε, σας συνδράμουμε στην εκτίμηση αντικτύπου σχετικά με την προστασία δεδομένων, στην προηγούμενη διαβούλευση με την εποπτική αρχή και στην απάντηση σε ερώτημά της που αφορά την επεξεργασία κατά το παρόν έγγραφο.

15. Ευθύνη και υπεροχή

Η ευθύνη κατά το παρόν έγγραφο υπόκειται στους περιορισμούς των Γενικών όρων, στον βαθμό που ο νόμος το επιτρέπει. Στα ζητήματα επεξεργασίας προσωπικών δεδομένων το παρόν υπερισχύει των Γενικών όρων. Εφαρμοστέο είναι το βουλγαρικό δίκαιο, χωρίς να θίγονται οι διατάξεις αναγκαστικού δικαίου του εφαρμοστέου δικαίου για την προστασία των δεδομένων.

16. Πώς υπογράφεται

Για υπογεγραμμένο αντίτυπο γράψτε στο επίσημο email της σελίδας Η εταιρεία, με την επωνυμία και τον ΑΦΜ της εταιρείας σας. Σας στέλνουμε το έγγραφο προς υπογραφή. Αν είστε ρυθμιζόμενη οντότητα και έχετε δικό σας υπόδειγμα, στείλτε το — θα το εξετάσουμε, αντί να σας επιβάλουμε το δικό μας.