Λύση
Η δουλειά που δεν θέλει να κάνει κανείς
Σε κάθε επιχείρηση υπάρχει μια εργασία που γίνεται κάθε πρωί, παίρνει σαράντα λεπτά και δεν απαιτεί σκέψη. Ακριβώς αυτή είναι ο καλός υποψήφιος — όχι η πιο σύνθετη διαδικασία, αλλά η πιο επαναλαμβανόμενη.
Ποιο είναι το πρόβλημα σήμερα
Δεδομένα αντιγράφονται από ένα σύστημα σε άλλο στο χέρι. Η ίδια αναφορά φτιάχνεται κάθε Δευτέρα με τον ίδιο τρόπο. Ελέγχεται αν κάτι έφτασε, και μετά αν πληρώθηκε. Αυτός είναι χρόνος που δεν φαίνεται πουθενά, επειδή είναι σκορπισμένος μισή ώρα την ημέρα.
Τι παίρνετε
Τα βήματα που σήμερα κάνει άνθρωπος με τον ίδιο πάντα κανόνα ξεκινούν μόνα τους και σας ζητούν κάτι μόνο όταν η απόφαση είναι πραγματικά δική σας.
- Μεταφορά δεδομένων ανάμεσα σε συστήματα, χωρίς χειροκίνητη αντιγραφή.
- Προγραμματισμένοι έλεγχοι — τι λείπει, τι είναι εκπρόθεσμο, τι δεν συμφωνεί.
- Έτοιμες αναφορές σε συγκεκριμένη μέρα και ώρα, στο email όποιου πρέπει.
- Εγκρίσεις: ο άνθρωπος επιβεβαιώνει με ένα πάτημα, αντί να τα ετοιμάζει όλα από την αρχή.
- Ημερολόγιο κάθε εκτέλεσης — πότε έτρεξε, τι έκανε και πού σταμάτησε.
Από πού να ξεκινήσετε
Από εργασία που γίνεται τουλάχιστον μία φορά την εβδομάδα, έχει σαφή κανόνα και σήμερα παίρνει πάνω από μισή ώρα. Αν η διαδικασία αλλάζει κάθε φορά και εξαρτάται από κρίση, η αυτοματοποίησή της είναι ακριβή και εύθραυστη — αφήστε την για αργότερα.
Συχνές ερωτήσεις
Συνδέεται με τα προγράμματα που ήδη χρησιμοποιούμε;
Εξαρτάται από το πρόγραμμα. Αν έχει διεπαφή ανταλλαγής ή εξάγει αρχεία, ναι. Αν είναι παλιό σύστημα χωρίς έξοδο, η ειλικρινής απάντηση είναι ότι ψάχνουμε τρόπο να το παρακάμψουμε.
Τι γίνεται αν η αυτοματοποίηση κάνει λάθος;
Σταματά και σας ειδοποιεί, αντί να συνεχίσει. Τα βήματα με συνέπειες — πληρωμή, αποστολή προς τα έξω, διαγραφή — ζητούν άνθρωπο από προεπιλογή.
Πόσες διαδικασίες μπορούμε να τρέξουμε;
Όσες αποφασίσετε. Πληρώνετε με τη χρήση, όχι ανά αυτοματισμό.
Διαλέξτε μία εργασία
Περιγράψτε την πιο βαρετή επανάληψη της εβδομάδας σας. Είναι και η φθηνότερη για αυτοματοποίηση.